PEKANBARU, 20 Oktober 2026, radarindonesia.com
— Ketersediaan dokumen anggaran dan tata kelola arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Riau menjadi sorotan dalam sidang pemeriksaan awal sengketa informasi publik di Komisi Informasi (KI) Provinsi Riau, Selasa (20/10/2026). Persidangan mengungkap kendala penelusuran dokumen anggaran tahun 2024 dan 2025, termasuk persoalan kesinambungan pengelolaan arsip akibat pergantian pejabat.
Sengketa informasi yang terdaftar dengan nomor Reg. 061/PSI/KIP-R/VIII/2026 tersebut diajukan Hari Jummaulana selaku pemohon terhadap Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Pemerintah Provinsi Riau melalui Sekretariat DPRD Provinsi Riau sebagai termohon.
Dalam persidangan, pihak termohon mengakui belum dapat memastikan ketersediaan seluruh dokumen yang diminta. Kendala tersebut mencakup penelusuran arsip fisik di gudang, ketidaksinkronan pengelolaan dokumen antara pejabat lama dan pejabat baru, serta belum adanya kepastian mengenai keberadaan salinan digital.
Sidang dipimpin Ketua Majelis Yulianti, didampingi anggota majelis Hasnah Gazali dan Ahmad Royhan Qodri. Pihak termohon diwakili M. Rais selaku kuasa dari PPID Pembantu DPRD Riau, dengan pendampingan Sri Mulyati Indrawani, Penelaah Teknis Kebijakan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Provinsi Riau.
**Pemohon Minta Dokumen Anggaran Perawatan, Kebersihan, dan Keamanan**
Permohonan informasi yang diajukan Hari Jummaulana mencakup dokumen perencanaan dan pelaksanaan anggaran perawatan gedung, fasilitas, kebersihan, serta keamanan di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Riau untuk Tahun Anggaran 2024, 2025, dan 2026.
Dokumen yang diminta meliputi perencanaan anggaran, rincian penggunaan dana, daftar pekerjaan perawatan, identitas penyedia jasa, nilai kontrak, laporan realisasi pekerjaan, hingga dokumen serah terima pekerjaan.
Pemohon juga meminta informasi mengenai pelaksanaan kegiatan kebersihan dan keamanan, termasuk jumlah tenaga kerja, lokasi penempatan, sistem kerja, standar upah, mekanisme pembayaran, bukti pendukung pembayaran, serta rekapitulasi absensi tenaga kerja.
Dalam permohonannya, Hari menyatakan informasi tersebut diperlukan untuk menjalankan fungsi kontrol sosial dan kegiatan jurnalistik. Dokumen-dokumen itu dinilai penting untuk menelusuri kesesuaian antara perencanaan anggaran, realisasi kegiatan, dan kondisi faktual di lapangan.
Permintaan tersebut kemudian menjadi pokok sengketa yang diperiksa dalam persidangan KI Riau.
**Termohon Akui Kesulitan Menelusuri Arsip Lama**
Dalam keterangannya di hadapan majelis, M. Rais mengungkapkan bahwa pihaknya menghadapi kesulitan mencari dokumen yang dimohonkan, terutama arsip untuk tahun anggaran 2024 dan 2025.
Ia menyebut telah menyampaikan persoalan tersebut kepada kepala bagian dan atasan langsung. Upaya pencarian juga dilakukan dengan menelusuri gudang arsip yang menyimpan dokumen lama.
“Permasalahan ini berkaitan dengan dokumen lama tahun 2024–2025. Kami sebagai pengelola sudah menyampaikan kepada pimpinan bahwa substansi permohonan ini berkaitan dengan dokumen. Kami juga sudah berupaya mencarinya di gudang,” ujar Rais dalam persidangan
.
Menurutnya, pergantian pejabat turut menjadi kendala karena pengelolaan dokumen antara pejabat lama dan pejabat baru disebut belum berjalan secara sinkron.
Rais menyampaikan bahwa pihaknya akan berupaya menyiapkan dokumen untuk tahun 2024 dan 2025. Sementara itu, dokumen tahun 2026 belum dapat diberikan pada saat persidangan berlangsung.
Keterangan tersebut menempatkan persoalan pengelolaan arsip sebagai salah satu perhatian utama dalam sengketa informasi ini. Sebab, keberlanjutan administrasi merupakan aspek penting dalam memastikan dokumen kelembagaan tetap dapat ditelusuri meskipun terjadi pergantian pejabat.
**Majelis Pertanyakan Fungsi PPID dan Kesinambungan Pengelolaan Dokumen**
Majelis tidak hanya menyoroti belum tersedianya dokumen, tetapi juga mempertanyakan pelaksanaan fungsi PPID dalam memastikan pelayanan informasi publik berjalan sebagaimana mestinya.
Ketika dimintai penjelasan mengenai pengelolaan dokumen lama, Rais menyebut adanya ketidaksinkronan antara pejabat pembuat komitmen (PPK) atau pejabat pelaksana teknis kegiatan (PPTK) lama dan pejabat yang baru. Ia juga menjelaskan bahwa pencarian dokumen masih dilakukan berdasarkan arahan pimpinan.
“Dalam arti tidak ada itu, antara PPTK lama dan PPTK baru ini tidak sinkron juga, sehingga tadi pagi arahan kabag ke saya untuk kita tetap melakukan mediasi sambil kami menyiapkan dokumen-dokumen yang diminta pemohon,” kata Rais.
Persoalan ini memunculkan pertanyaan mengenai mekanisme penyimpanan, inventarisasi, serah terima, dan penelusuran arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Riau.
Pergantian pejabat merupakan bagian dari dinamika organisasi pemerintahan. Namun, dokumen yang berkaitan dengan kegiatan dan anggaran institusi tetap perlu dikelola secara berkesinambungan agar tidak bergantung pada individu yang sedang menduduki jabatan tertentu.
Dengan demikian, penelusuran arsip tidak hanya berkaitan dengan upaya menemukan dokumen yang diminta pemohon, tetapi juga menyangkut kepastian sistem administrasi dan pelayanan informasi publik.
**Keberadaan Salinan Digital Masih Ditelusuri**
Majelis juga menanyakan apakah dokumen yang dimohonkan tersedia dalam bentuk salinan digital atau soft copy.
Menanggapi pertanyaan tersebut, Rais menyatakan telah berkoordinasi dengan bagian arsip agar dokumen yang dimaksud kembali ditelusuri. Namun, berdasarkan keterangan yang diterimanya, arsip tersebut masih dikaitkan dengan penyimpanan dokumen lama di gudang.
“Kalau secara dokumen soft copy, saya sudah menyampaikan ke bagian arsip, tetapi arsip menyampaikan bahwa dokumen itu masih dalam bentuk arsip lama di gudang,” ujarnya.
Keterangan ini menunjukkan bahwa keberadaan salinan digital belum memperoleh kepastian dalam persidangan tersebut.
Penelusuran lebih lanjut diperlukan untuk memastikan apakah dokumen hanya tersedia dalam bentuk fisik atau juga pernah disimpan dalam sistem administrasi elektronik maupun media penyimpanan digital lainnya.
Kepastian mengenai status dokumen menjadi penting agar badan publik dapat memberikan penjelasan yang terukur kepada pemohon, termasuk mengenai dokumen yang ditemukan, belum ditemukan, atau tidak tersedia dalam bentuk yang diminta.
**Ketua Majelis Minta Pejabat Berwenang Hadir dalam Mediasi**
Selain membahas substansi dokumen, majelis turut menyoroti kesiapan para pihak untuk memasuki tahapan mediasi.
Ketua Majelis Yulianti menekankan bahwa pihak yang hadir dalam mediasi harus memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan. Hal ini dinilai penting agar pembahasan tidak terhambat karena perwakilan yang hadir tidak memiliki otoritas menyelesaikan persoalan.
“Jadi, yang bisa mengambil keputusan. Jangan nanti mediasi yang datang tidak bisa mengambil keputusan lagi,” tegas Ketua Majelis.
Majelis menyarankan agar Sekretaris DPRD atau pejabat lain yang memiliki kewenangan mengambil keputusan dapat menghadiri proses mediasi. Apabila Sekretaris DPRD berhalangan, perwakilan yang ditunjuk diharapkan tetap memiliki kewenangan yang memadai.
Menanggapi hal tersebut, Rais menjelaskan bahwa penetapan kuasa merupakan kewenangan PPID Utama. Menurutnya, surat kuasa ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku PPID Utama, sedangkan nama perwakilan pelaksana disesuaikan dengan surat kuasa yang diterbitkan.
“Kalau terkait kuasa, yang berhak menentukan itu PPID Utama. Karena kuasa itu yang menyuratkan, tanda tangan Pak Sekda sendiri selaku PPID Utama. Kalau kami di PPID pelaksana, karena surat kuasanya kepada saya atau kepada kepala bagian saja, maka kepala bagian yang hadir,” jelasnya.
**Diskominfotik Jelaskan Mekanisme Penunjukan Kuasa**
Sri Mulyati Indrawani dari Diskominfotik Provinsi Riau kemudian menjelaskan mekanisme penentuan pihak yang mewakili badan publik dalam persidangan sengketa informasi.
Ia menyampaikan bahwa Diskominfotik mengirimkan surat untuk setiap nomor registrasi sengketa guna meminta penetapan nama pihak yang diberi kuasa. Penentuan tersebut, menurutnya, bukan kewenangan Diskominfotik secara langsung.
“Untuk kuasa itu, setiap register kami langsung menyurati (PPID Utama), menyurati langsung siapa nama yang dikuasakan. Kami tidak bisa menentukan siapa orangnya, karena keputusan ada di PPID pelaksana. Kami menerima surat balasan dari PPID pelaksana tentang siapa nama-nama yang diberi kuasa,” ungkap Sri Mulyati.
Ia juga menegaskan bahwa pihak yang ditunjuk sebagai kuasa sebaiknya memiliki kewenangan mengambil keputusan agar proses mediasi dapat berjalan efektif.
“Sudah saya sarankan. Sudah saya bilang, kami mohon untuk nama kuasa itu yang bisa mengambil keputusan. Kalau PPID Utama hanya sebagai pengganti, bukan sampai mengambil kebijakan,” ujarnya.
Penegasan tersebut memperlihatkan bahwa kesiapan mediasi tidak hanya ditentukan oleh kehadiran perwakilan, tetapi juga oleh kapasitasnya dalam membahas substansi sengketa dan mengambil keputusan sesuai kewenangan yang dimiliki.
**Keterbukaan Informasi Publik dan Akuntabilitas Anggaran**
Sengketa informasi ini berkaitan dengan hak masyarakat memperoleh informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dengan tetap memperhatikan ketentuan mengenai informasi yang dikecualikan.
Dokumen perencanaan dan realisasi anggaran badan publik memiliki relevansi terhadap transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Karena itu, kejelasan mengenai keberadaan, status, dan pengelolaan dokumen menjadi bagian penting dalam pelayanan informasi kepada masyarakat.
Belum ditemukannya dokumen tidak serta-merta membuktikan adanya pelanggaran. Namun, kondisi tersebut membutuhkan penjelasan yang dapat dipertanggungjawabkan, termasuk mengenai langkah pencarian, mekanisme pengarsipan, dan upaya pemenuhan permohonan informasi.
Dalam perkara ini, majelis akan menilai keterangan serta bukti yang disampaikan para pihak sesuai tahapan penyelesaian sengketa informasi.
Pihak termohon menyatakan akan berupaya menyiapkan dokumen tahun 2024 dan 2025. Adapun kepastian mengenai keberadaan salinan digital serta dokumen tahun 2026 masih memerlukan penjelasan lebih lanjut.
Setelah pemeriksaan awal, perkara tersebut selanjutnya dijadwalkan memasuki tahapan mediasi dalam waktu dekat. Mediasi diharapkan menjadi ruang bagi kedua pihak untuk memperjelas status dokumen, membahas pemenuhan permohonan informasi, serta mencari penyelesaian sesuai ketentuan yang berlaku.
Perkembangan perkara ini akan menjadi perhatian, terutama terkait kepastian ketersediaan dokumen anggaran dan kemampuan badan publik menjaga kesinambungan pengelolaan arsip di tengah pergantian pejabat.**